FAQ – Harmonisatie factuurdatum naar de 1e van de maand (pro rata)

Laatst bijgewerkt: 14-09-2025
Samenvatting: Wij zetten alle doorlopende diensten om naar een vaste factuurdatum op de 1e van de maand. Tijdens de overgang gebruiken we pro rata (betalen naar rato).

1) Algemeen

1. Wat verandert er precies?
Alle doorlopende diensten worden voortaan op de 1e van de maand gefactureerd. Hierdoor ontstaat één vaste maandelijkse factuurdatum.

2. Wanneer gaat dit in?
De uitrol gebeurt gefaseerd in oktober 2025. Een deel van de klanten staat al per 01-10-2025 goed. Uiterlijk 01-11-2025 is iedereen omgezet.

3. Voor wie geldt dit?
Voor alle klanten met doorlopende maandabonnementen en overige periodieke diensten die per maand worden gefactureerd. Jaar- of meerjarige contracten blijven hun eigen contractritme houden; alleen de factuurdatum kan worden gelijkgetrokken wanneer dit administratief mogelijk is.

4. Moet ik iets doen?
Nee. Bestaande automatische betalingen (incasso/kaart) blijven werken. U ontvangt tijdig uw (overgangs)factuur.

2) Pro rata – wat en waarom

5. Wat is ‘pro rata’ facturatie?
Pro rata betekent dat u bij instap/omzetting alleen het resterende deel van de lopende maand betaalt tot aan de vaste factuurdatum (de 1e). Daarna factureert alles telkens per volle maand op de 1e.

6. Waarom gebruiken jullie pro rata? Wat levert het mij op?

• Voorspelbaarheid: steeds dezelfde factuurdatum.

• Eerlijkheid: geen volle maand betalen als u halverwege start/wordt omgezet.

• Overzicht: waar mogelijk bundeling op één vast moment en minder versnipperde betaalmomenten.

3) Hoe wordt pro rata berekend?

7. Hoe rekenen jullie het bedrag voor de tussenperiode?
Formule: (Maandprijs ÷ aantal kalenderdagen in de maand) × aantal resterende dagen tot aan de 1e. Afronding op €0,01. Btw wordt toegepast conform uw profiel (btw-plichting/zw).

8. Voorbeeld 1 (instap op 17 oktober):

• Maandprijs: € 30,00

• Oktober telt 31 dagen → dagprijs = € 30,00 ÷ 31 = € 0,9677

• Dagen 17 t/m 31 = 15 dagen → 15 × € 0,9677 = € 14,52 (pro rata).

• Vanaf 1 november betaalt u de reguliere € 30,00 per maand.

9. Voorbeeld 2 (omzetting met korte tussenperiode):

• Huidige vervaldatum: 6 oktober, omzetting naar 1 november.

• Tussenperiode: 6 t/m 31 oktober = 26 dagen → gefactureerd pro rata.

• Volgende volledige maandfactuur op 1 november.

10. Wordt soms ook de volgende maand direct meefactureerd?
Afhankelijk van het product kan een ‘afkapdag’ gelden aan het einde van de maand. Bij bestellingen/omzettingen op of na die dag kan de volgende volledige maand meteen op de eerste factuur worden meegenomen. Dit voorkomt dat u binnen zeer korte tijd twee facturen ontvangt. Als dit op u van toepassing is, staat dit duidelijk op de (overgangs)factuur vermeld.

4) Kosten, credits en facturen

11. Betaal ik hierdoor meer?
Nee, er is geen prijswijziging. U betaalt eenmalig naar rato voor de tussenperiode en daarna regulier per maand.

12. Krijg ik dubbele kosten?
Nee. De overgang is zo ingericht dat er geen dubbele perioden worden gefactureerd.

13. Wat als er toch teveel is betaald?
Dan verrekenen wij automatisch het verschil via een creditnota (of, indien van toepassing, terugbetaling via uw betaalmethode).

14. Krijg ik één extra factuur voor de overgangsperiode?
Dat kan. Soms wordt de tussenperiode als aparte (overgangs)factuur geboekt, soms als extra regel op uw eerstvolgende maandfactuur. Beide varianten worden helder gelabeld (bijv. “Pro rata t/m 01-11-2025”).

15. Worden meerdere diensten samengevoegd op één factuur?
Waar mogelijk wel. Doel is minder fragmentatie en een vast moment per maand. Sommige vendor-gebonden diensten kunnen administratief een aparte factuur houden; dit staat dan duidelijk aangegeven.

5) Specifieke scenario’s

16. Wat gebeurt er bij upgrades/downgrades midden in de maand?
Het prijsverschil wordt pro rata verrekend tot aan de volgende 1e. De vaste factuurdatum blijft de 1e.

17. Wat als ik opzeg midden in de maand?
Opzeggingen volgen onze algemene voorwaarden. In de regel vindt er geen restitutie plaats over een lopende (al aangevangen) periode, tenzij anders overeengekomen.

18. Heeft dit impact op Microsoft 365/NCE-licenties?
Contractuele voorwaarden en looptijden bij leveranciers (zoals Microsoft NCE) blijven leidend. Onze factuurdatum wordt geharmoniseerd; eventuele vendor-proraties of contractduren blijven ongewijzigd en worden conform de vendorregels doorbelast.

19. Hoe zit het met jaar- of meerjarige contracten?
De contractduur en condities blijven gelijk. Alleen de factuurdatum kan administratief worden uitgelijnd waar mogelijk; anders blijft uw bestaande ritme van toepassing.

20. Wat als ik een openstaande factuur heb tijdens de migratie?
Die blijft volgens de oorspronkelijke vervaldatum betaalbaar. De harmonisatie van de toekomstige factuurdatum staat daar los van.

21. Heeft dit gevolgen voor kortingen of promoties?
Bestaande en contractueel vastgelegde kortingen blijven van kracht. Eventuele pro rata bedragen worden berekend op basis van de actieve prijs (na korting).

22. Past de btw-behandeling of valuta zich aan?
Nee. Btw-behandeling en valuta volgen uw bestaande klantprofiel en onze administratie zoals u dat gewend bent.

23. Wat zie ik in het klantportaal?
U ziet duidelijke factuurregels zoals “Pro rata uitlijning naar 1e” met de betreffende periode (bijv. “6-10-2025 t/m 31-10-2025”). De volgende vervaldatum toont de 1e van de maand.

6) Maatwerk en contact

24. Kan ik een andere vaste factuurdatum kiezen dan de 1e?
De harmonisatie richt zich op de 1e van de maand. In uitzonderingsgevallen is maatwerk mogelijk; neem hiervoor contact met ons op.

25. Hoe word ik geïnformeerd?
U ontvangt deze FAQ in het portaal en een e-mail met de tijdlijn. Bij individuele bijzonderheden (bijv. een aparte vendor-regeling) informeren wij u separaat.

26. Vragen?
Ons team helpt u graag. Mail support@kratoshosting.com onder vermelding van uw klantnummer.